Borgerne har mere glæde af, at der bruges penge på velfærdsområderne, end at de bruges på administration.

Den holdning har i flere år fået byrådet i Horsens til at beslutte, at udgifterne til administration skulle beskæres med 1,25 procent om året. Samtidig har der været stort fokus på at finde mere effektive måder at gøre tingene på.

Kommunen fremhæves af Økonomi- og Indenrigsministeriets Benchmarkingenhed for sit arbejde med at optimere ressourceforbruget.

Læs også: Store forskelle i kommunernes udgifter til administration

Et vigtigt middel har været digitale ændringer, fortæller økonomidirektør Inge Kruse Rasmussen.

- Vi har digitaliseret cirka 140 manuelle processer, så de nu håndteres digitalt i stedet for i hånden. Det kan være enkeltydelser eller legater, som man nu kan ansøge om direkte med nem-ID, så de ryger ind i systemet, hvor man tidligere printede en blanket ud derhjemme, udfyldte den i hånden og sendte den til kommunen, hvor en medarbejder skulle sidde og indberette den, siger hun.

Også på andre områder har kommunen digitaliseret, for eksempel betales der digitalt i alle skoleboder via et kort, som alle elever har fået udleveret, så skolerne slipper for at håndtere kontanter.

Et andet tiltag har været at automatisere betalinger, så mange fakturaer betales automatisk uden at blive håndteret manuelt. Inge Kruse Rasmussen sammenligner det med, når man som privatperson lader opkrævninger fra vandværk, fjernvarme og andre, man har tillid til, betale sig selv via PBS, medmindre man blokerer dem.

- På samme måde har vi udvalgt nogle leverandører, vi har tillid til, hvis fakturaer ryger direkte igennem eller blot skal godkendes. Foreløbig glider 15.000 fakturaer om året direkte igennem uberørt af menneskehånd, og tallet ventes snart at blive fordoblet, fortæller hun.

Det kræver et økonomisystem, som kan håndtere det, og har Horsens udviklet sammen med leverandøren af økonomisystemet Opus samt Aarhus og Roskilde kommuner.

Centralisering
Udover teknologiske løsninger har Horsens valgt centraliseringer af administration som en måde at effektivisere. Alle bogholderifunktioner er blevet samlet i en central afdeling, som også tager sig af forældrebetalinger for dagtilbud, ejendomsskatter m.v. Og på ældre- og handicapområdet er de økonomiske/administrative medarbejdere samlet et sted.

- Det kan være svært at være single økonomimedarbejder på et plejecenter. Når vi samler folk med samme kompetencer, giver det professionalisering og stordriftfordele, og nogle gange opdager de nogle mønstre, som de kan give videre. For eksempel at der er mange skader på hjemmeplejebilerne, hvilket så kan det give anledning til at forebygge, fortæller Inge Kruse Rasmussen.

Om fire år forventer kommunen yderligere effektiviseringer, når rådhuset flytter ud fra bymidten, og jobcentret og familieområdet får samme adresse som den øvrige forvaltning. Det skal give yderligere 2-3 procent i besparelser, og allerede nu er direktionen begyndt at se kritisk på, om ledige chefstillinger skal genbesættes eller ej, når nogen siger op.

- Vi har ikke noget ønske at fyre 20 medarbejdere med kort varsel, derfor laver vi en lang overgang, siger økonomidirektøren.

Ifølge hende har de politiske krav om billigere administration selvfølgelig haft en effekt.

- Men det er også en klar ledelsesholdning, at det er velfærdsområderne, som borgerne har glæde af. Vi er der for borgerne. Det kan lyde selvfedt, men det er faktisk den holdning, der gennemsyrer rådhuset og omegn, siger hun.