Det er svært at tænke ud af boksen, når it-systemer tænker i kasser. Den udfordring sidder ni nordsjællandske kommuner med i frikommuneforsøget ‘Èn plan for en sammenhængende indsats sammen med borgeren’.

I forsøget arbejder kommunerne på tværs af deres interne afdelinger som jobcentret og socialområdet, for at hjælpe udsatte borgere, der for eksempel er arbejdsløse og har sociale udfordringer på samme tid. Det kræver, at sagsbehandlere koordinerer og kommunikerer på tværs, så kommunen kan lave én samlet handleplan for borgeren.

Og den koordinerede indsats opleves at virke rigtig fint, viser en midtvejsevaluering, Vive har lavet. Men forsøget bliver bremset af de udfordringer, der opstår, når man går fra kassetænkning til at arbejde mere flydende mellem de kommunale fagområdet. Et af de største problemer er, at hver afdeling bruger forskellige it-systemer, som ikke taler sammen.

Vive har spurgt en række ledere og medarbejdere i de ni kommuner, om systemerne understøtter den nye måde at arbejde på. Kun 20 pct. svarede, at de var enige, mens 56 pct. svarede, at de var uenige eller meget uenige i, at systemerne spillede sammen med Én plan.

- Nu er it ikke den eneste udfordring, men det er en af de absolut største barrierer, fortæller chefanalytiker i Vive Christina Holm-Petersen, der er hovedforfatter på rapporten.

- Systemerne kan ikke trække hinandens informationer over, og det gør det svært at videndele, og det lægger op til dobbeltdokumentation for medarbejderne. Så man kan godt lave en enkelt samlet plan, når man sidder til møde med borgeren, men det understøtter it-systemerne ikke nødvendigvis bagefter, siger hun.

Og det er synd, for det giver god mening at gøre op med kommunernes traditionelle måde at arbejde på, hvor hver afdeling passer sit eget og ikke arbejder sammen.

- Det er svært, hvis en udsat borger eller familie skal løbe spidsrod mellem flere afdelinger og have overblik over forskellige planer. Ikke mindst for personer med udfordringer - kognitivt eller på andre områder -  kan det føles som at løbe panden mod muren, hvis man for eksempel bliver indkaldt til møder på samme tidspunkt flere steder, eller hvis forskellige afdelinger i kommunen opstiller mål, der står i modstrid med hinanden. Der virker det oplagt at koordinere internt i kommunen, i stedet for at borgeren skal stå for det, siger Christina Holm-Petersen.

Øger risiko for fejl
Selve handleplanen kan variere i form. I nogle kommuner er det tegning på et papir eller et whiteboard, mens det i andre blot er en mundtlig aftale, der gælder. For ingen af delene passer særligt godt ind i de it-systemer, kommunerne bruger.

Når sagsbehandlere skriver planen ind, skal den nemlig sendes rundt til alle andre parter over mail, hvorefter de lægger det ind og tilpasser den til hver deres system. Når planen så bliver revideret løbende, skal sagsbehandlerne igennem det samme igen. Det komplicerer arbejdet i frikommuneforsøget.

- Og det kan øge risikoen for fejl, når medarbejderne skal skrive det ind i hvert sit system og dokumentere på hver sin måde. Det er også en ærgerlig måde at bruge tid, kræfter og ressourcer på, siger Christina Holm-Petersen.

Systemernes kassetænkning modarbejder dermed hele idéen om at arbejde på tværs.

‘Så prøver vi det her’
De fleste borgere, Vive interviewede, er positive overfor Én plan. Særligt de personer, som har været i det kommunale system i en længere periode, kan se forskellen. De har nemlig været vant til skiftende kommunale indsatser og sagsbehandlere, som ikke talte sammen. En borger i evalueringen udtrykker det som en kultur af ‘så prøver vi det her’, hvor kommunen sendte borgeren rundt i forskellige tiltag, uden at indsatserne nødvendigvis understøttede hinanden.

-  Udsatte borgere, som har været lang tid i systemet, oplever en stor gevinst ved Èn plan. De har ofte en lang historik af ikke at blive mødt og af at føle sig misforstået. De har en oplevelse af at skulle kæmpe mod systemet i stedet for at kæmpe sammen med det, siger Christina Holm-Petersen.

Det virker især godt, at en udsat borger eller familie får en eller få faste kontaktpersoner i hele deres tværfaglige sagsbehandling.

- Kommunen skaber en anden relation mellem borger og medarbejder, så borgerne får en højere oplevelse af at blive set og hjulpet i en vedholdende indsats. De har følelsen af, at kommunen vil det her, og at der er kontinuitet i relationerne, så indsatsen ikke føles tilfældig, siger Christina Holm-Petersen.

Sidste år besluttede Folketinget, at idéerne fra Èn plan skal udbredes til hele landet. Det sker i en kommende lov om helhedsorienteret indsats, som bliver et opgør med den kommunale silotænkning. Folketinget har derfor sat Digitaliseringsstyrelsen til at analysere den måde, it-systemerne kan understøtte en helhedsorienteret indsats.

Analysen forventes at løbe til udgangen af året, men det er endnu uklart, hvornår kommunerne kan få glæde af resultaterne, oplyser Digitaliseringsstyrelsen til kommunen.dk.