Hastværk er lastværk. Når samtlige af landets forældre og lærere skal i gang med et nyt it-system, skal det fungere fra starten, og datasikkerheden skal være i orden.

Med den argumentation har flere kommuner valgt at udskyde ibrugtagningen af Aula.

- Det er en gigantisk omstilling, som berører vildt mange mennesker. Derfor har vi brug for at komme godt i gang, så folk får gode oplevelser med systemet. Det værste er, hvis forældre og medarbejdere bliver enige om, at det ikke virker, og sætter sig med armene over kors, siger Henrik Madsen, børne- og familiechef i Sorø, som har valgt at vente, formentlig til nytår.

Også Køge har valgt at opfordre sine skoler til at vente til nytår. 

- Vi har haft en meget intens dialog med Kombit, vi har siddet med i følgegrupper, vi har været helt nede i maskinrummet. Vi oplever, at banale ting ikke fungerer, siger skolechef Søren Thorborg til kommunen.dk.

Kræver cpr-nummer
I Køge er man især bekymrede for datasikkerheden og for, at forældre uden dansk cpr-nummer ikke kan logge på systemet.

- Vi oplever, at sikkerheden om fortrolige personlige filer ikke er god nok. Der er meget omstændelige og indviklede procedurer, som gør, at der nemt vil opstå fejl. Desuden er det ikke holdbart, hvis flygtningeforældre, en svensk far eller personalet på et opholdssted ikke kan kommunikere med lærerne, siger Søren Thorborg. 

Han mener desuden, at Aulas administrationssystem har mangler, fx at man ikke kan finde en fælles kalender med dagens aktiviteter, sygemeldinger osv., der mangler et oversigtsskema for alle timer incl. deletimer i en klasse, ligesom en skoleleder, der bliver afbrudt i at skrive en besked til forældrene, må begynde forfra, fordi der ikke bliver gemt en kladde.

- Vi ved godt, at der altid kommer bøvl, når man laver et nyt system, og noget af det må vi bare æde. Men det er centralt for os, at datasikkerheden er i orden, og at alle har adgang, siger han.

Sorø: Koblinger mangler
I Sorø er man heller ikke overbeviste om datasikkerheden, og her hæfter man sig desuden ved, at flere tilslutningssystemer ikke fungerer optimalt. Det gælder fx koblingen til de Google-drev, som alle i Sorø bruger, fordi alle har chromebooks. Man savner også at vide, hvordan systemet ser ud fra forældresiden.

- Vi har store forventninger til systemet, men vi vil ikke forhaste os. Vi har ikke følt os betrygget i, at systemet er klar til uge 43. Især i referencegruppen er der stor bekymring for, hvordan det skal gå, siger Henrik Madsen.

Mariagerfjord: Vil være sikre

I Mariagerfjord er man bekymrede over, om alle funktionaliteter virker, som de skal, oplyser konstitueret skolechef Arne Omar Sørensen.

- Vi er trygge ved, at det bliver det system, som skal afløse Skoleintra, men vi vil gerne i luften med et system, som vi er sikre på virker. Vi vil gerne have, at børn og forældre får en god oplevelse med systemet. Samtidig skal vi også passe på personalet. Hvis de bliver presset i en travl hverdag af ting, der ikke virker som forventet, vil det i sidste ende påvirke kerneopgaven og dermed børn og forældre, siger han.

Skemaintegrationen er blandt de punkter, som ifølge Arne Omar Sørensen driller. Der er også bekymring om overblikket over vikardækning.

- Børn med udfordringer og brug for meget struktur kan have brug for at kunne gå ind og se, hvad der venter dagen efter, om de fx skal have vikar. Det kan virke som en teknikalitet, men det er et eksempel på, at det hele virker lidt usikkert endnu. Vi skal vide, om tingene virker og hvordan, før vi går i luften, siger han.

Horsens: Hensyn til medarbejderne
I Horsens skyldes udsættelsen til efter påske primært et hensyn til medarbejderne, oplyser projektleder Kaspar Kragh.

- Da vi fik at vide i juni, at Aula ville blive udskudt til efterårsferien, havde vi planlagt kurser i første og sidste uge af sommerferien. De skulle flyttes, og det passede dårligt med den øvrige planlægning. Det er vigtigt at få hjulpet medarbejderne godt i gang, det er en opgave, som vi tager meget alvorligt, siger han.

Kommunen forventer, at Kombit og Netcompany har styr på datasikkerheden i systemet.

- Vi kan godt dele de bekymringer, som fx Køge har, men vores valg om at udskyde ibrugtagen skyldes primært hensyn til medarbejderne, siger han.

Samsø: Forvirrende
På Samsø understreger forvaltningschef Helle Griebel Anesen, at kommunen ikke har mistillid til Kombit, men at man som en lille kommune med få ansatte gerne ville have mere tid til at få styr på det hele. Desuden er det forstyrrende for både brugere og fagpersonale at skulle overgå til et nyt system midt i et skoleår.

- Jeg synes, det har været en forvirrende proces. Kombit har været god til at informere løbende, men det betyder også, at der nogle dage er kommet tre-fire mails, ofte med rettelser og præcisering. Når man så sidder og ikke kan se ind i systemet, kan man godt blive urolig, siger hun.

Samsø har - i modsætning til Køge, Sorø, Mariagerfjord og Horsens - valgt at tage Aula i brug fra uge 43 af frygt for de økonomiske konsekvenser ved at vente. 

Kombit: Vi arbejder på det
Hos Kombit svarer projektleder Jakob Volmer, at det ganske rigtigt er et problem at blive bruger uden NemID, og at NemID kræver cpr-nummer. Det er et problem, som allerede eksisterer på tværs af systemer, siger han. Man har nu lavet en vejledning om, hvordan fx flygtninge kan få et administrativt cpr-nummer, så de kan logge ind, og tilsvarende hvordan man kan sikre adgang til personer, der er undtaget for privat NemID – det er en noget omstændelig proces, men det kan lade sig gøre.

- Vi har også fundet en løsning for plejeforældre, men vi har stadig en udfordring med pædagoger på døgntilbud. Det arbejder vi på, for der skal selvfølgelig findes en løsning, siger han.

Problemet med manglende kladde, hvis man blev forstyrret midt i en besked, er nu blevet rettet, oplyser han. Skemaintegration og vikarløsninger arbejdes der også på at få på plads inden uge 43.

Med hensyn til datasikkerheden mener han, at problemerne opstår, når man vil bruge systemet til mere, end det er tiltænkt i første version. Fx når man ønsker at oprette dokumenter i en filtjeneste og flytte dem derfra direkte ind i Aula.

- Det er Aula ikke tænkt til. Meningen er, at notaterne skal oprettes inde i Aula. Men det ligger i planerne for den videreudvikling, der kommer, og det har hele tiden været meningen, at Aula skal udvikles yderligere, siger han.

På prioriteringslisten
Videreudviklingen gælder blandt andet en udvidet kalenderfunktion, som er blandt de øverste punkter på prioriteringslisten til efteråret.

- Der er en masse ønsker til, hvordan Aula skal videreudvikles på længere sigt, og der er forskel på tålmodigheden. Nu handler det om at komme ud med en enkel løsning, som alle kan være med på, og videreudvikle på den, siger Jakob Volmer.

Har du forståelse for kommunernes bekymringer?

- Ja, selvfølgelig. Det er ikke en løsning, man har set køre et år, og der er stadig fejl, som bliver rettet op til go-live. Det er bare en proces, hvor der er rigtig god effekt af at komme i gang. Det, der er nu, er sikkert og forsvarligt og kan fungere, forsikrer han.