Hvert år vedligeholder kommunerne samlet set deres ejendomme for ca. 15 mia. kr., og flere kommuner holder i disse år et vågent øje på netop disse udgifter, der ifølge KL og flere eksperter kan nedbringes markant.

Flere steder er det dog svært eksempelvis at nedbringe antallet af kvadratmeter ved at bulldoze eller frasælge bygninger, fordi kommunerne simpelthen ikke har et godt indblik i, hvad deres ejendomme bliver brugt til.

- Kommunerne kommer fra en situation, hvor der som udgangspunkt ikke har været et samlet overblik over, hvor mange ejendomme man har, hvor mange kvadratmeter man har, og hvad de bliver brugt til. Hvor meget de koster at drive, vedligeholde og forsikre, siger Kristoffer Slottved, der er konsulent hos KL’s teknik og miljø-afdeling.

I alt kan kommunerne vælge at skrue på - eller afvikle - over 45.000 forskellige tinglyste ejendomme og lejligheder, der løber op i en samlet ejendomsværdi på 272 mia. kr. Det viser en gennemgang af den digitale tingbog, som kommunen.dk har foretaget.

Milliarder på spil
Ifølge KL er det ikke håndører, som kommunerne kan spare, hvis kvadratmeterne udnyttes klogere eller nedbringes.

- Hvis der er 31 mio. kvm i kommunerne, og en tommelfingerregel er, at en kvm koster 500 kr. om året i vedligehold i gennemsnit, så bruger kommunerne i gennemsnit 15 mia. kr. om året. Så skal du ikke gøre det særligt meget smartere, før du frigør nogle beløb, som er værd at regne med, forklarer Kristoffer Slottved, der dog ikke tør sætte tal på, hvad der gennemsnitligt kan spares.

Hos virksomheden Reflexio, der rådgiver den offentlige sektor, vurderer chefkonsulent Steffen Kruse Juul Krahn, at gennemsnitskommunen kan barbere sine vedligeholdelsesudgifter markant.

- Det giver sig selv, at hvis de gennemsnitlige udgifter til bygningsdrift på ca. 500 kr. pr. kvadratmeter sænkes med eksempelvis 5 pct., så kan der frigøres store millionbeløb til øvrig service, når man tager i betragtning, at en kommune kan eje 200.000 kvm eller mere. En sådan besparelse vil være mulig – ikke let, men mulig – at realisere i mange kommuner. Hertil kommer de potentielle besparelser ved at reducere det samlede antal kvadratmeter gennem samtænkning af ejendomme, reduktion af ejendomme, der kun bruges ganske lidt osv., siger han og fortsætter:

- Driftseffektiviseringen kommer dog først, hvis man kigger på området i et større perspektiv. Potentialerne for besparelser hviler på to ben: driftseffektivisering og kvadratmeter-reduktion.

Stort potentiale
Mens salgspotentialet for institutionelle ejendomme ikke er stort i mange kommuner, vil den årlige driftsbesparelse være attraktiv for de fleste, forklarer chefkonsulenten fra Reflexio.

- Den løbende driftsbesparelse er enorm, når du reducerer det samlede antal af kvadratmeter, der skal varmes op, vedligeholdes vinduer og tage på og sættes alarmer på, og der frigøres tid til det tekniske servicepersonale, der står for vedligeholdelsen, siger Steffen Kruse Juul Krahn og fortsætter:

- Det er sjovere at spare kloge penge på ejendomsområdet end at skulle spare de samme penge på service til borgerne. Alle kommunerne har mange kvadratmeter ejendomme til rådighed, som repræsenterer en stor værdi, men som også kræver en masse løbende udgifter til drift og vedligehold.

Ifølge Reflexio bør kommunerne kigge meget mere på, om ejendomme og lejligheder kan udnyttes i langt større grad end i dag.

- Se ejendomme som funktioner i stedet for som bygninger, se på mulighederne for at benytte skolerne i aftentimerne også. Se på, om nogle skoler med faldende elevtal har nogle ledige kvadratmeter, kan vi få foreningerne ind her, og kan vi få andre kulturaktiviteter ind, siger Steffen Kruse Juul Krahn.

Den tankegang bakkes op af KL. Men for mange kommunalpolitikere og embedsmænd er det svært at retfærdiggøre store centraliseringer og effektiviseringer af ejendomsporteføljen, når beslutningsgrundlaget mangler et tilstrækkeligt datagrundlag.

- Et klassisk eksempel er sammenlagte kommuner, som har tre til fire gamle rådhuse til at stå, hvor man kun har en formodning om, at det kunne betale sig at lukke dem og bygge et nyt tidssvarende og effektivt. Hvis du ikke har data på plads, kan det være meget svært at retfærdiggøre, at du investerer 80 mio. kr. i at bygge et helt rådhus. Men hvis du har dit data på plads, kan din businesscase måske gå hen og vise, at du sparer så mange penge, at investeringen er tjent hjem over en kort årrække, siger Steffen Kruse Juul Krahn fra Reflexio.

Intet overblik
Mange kommuner halter dog bagefter, når det drejer sig om at skabe et godt overblik og datagrundlag.

Ifølge et notat fra KL fra januar 2018 er det eksempelvis kun 19 pct. af kommunerne, der anvender eller er i gang med at implementere it-systemer til håndtering af ejendomsporteføljen.

- Fordi man ikke har haft et samlet overblik, så har det også været svært at finde ud af, hvordan man kan bruge de her ejendomme og bygninger strategisk, i stedet for at de bare er en passiv skal rundt om den velfærd, der bliver produceret i kommunerne. Bygningerne kan være med til at højne velfærden, forklarer Kristoffer Slottved fra KL og fortsætter:

- Det overblik har ikke været der, fordi ejendommene er blevet født ind i de forvaltninger, de har været ejet af, skoleforvaltningen har ejet skolerne, Børn og unge har ejet daginstitutionerne, Kultur og fritid har ejet bibliotekerne og svømmehaller.

Og selvom mange kommunerne gerne vil skabe sig det nødvendige overblik, kan det være noget af et hestearbejde.

- Mange ved ikke engang, hvor det relevante data er. Det findes jo enten ikke, eller det findes på papir i mørnede arkiver. Og hvad kan ejendommen bruges til? Hvad kræver det af investeringer for at kunne levere en given og ønsket kvalitet? Alt det data er bare super svært tilgængeligt, siger Kristoffer Slottved.

Ifølge KL er effektiviseringer og centralisering af bygninger for alvor blevet interessant efter mange års kommunal smalhals.

- Det er kommunernes opgave i de her år, hvor mange har en stram økonomi, at vi bliver nødt til at gøre mange ting lidt klogere end i går, fordi vi ikke bare kan spare os ud af det. Vi bliver nødt til at hente de gevinster, hvor vi kan gøre det bedre og mere effektivt i ordets egentlige forstand, siger Kristoffer Slottved.

Svært tilgængelige data
Datagrundlaget er derfor alfa og omega, når det drejer sig om at udarbejde en god strategi.

- Det kan godt være, at vi i disse år taler om kunstig intelligens og machine learning og internet of things, men virkeligheden er stadigvæk, at meget er analogt, forklarer Kristoffer Slottved og fortsætter:

- Det hele starter med antallet af kvadratmeter og antallet af kvadratmeter pr. borger. Det er de helt grundlæggende nøgletal.

Det er dog ikke kun selve antallet af kvadratmeter, der er vigtige. Ifølge KL skal kommunerne kunne zoome endnu længere ned i materien og få styr på, hvordan kvadratmeterne fordeler sig over cykelskure, fysiklokaler og svømmehaller og biblioteker.

- Og fordi man ikke har haft noget at bruge data til, så får man ikke opdateret det, og så er meget af dataet ikke validt, og derfor er det en ret stor opgave for kommunerne at belyse, hvordan ejendommene bliver brugt, siger han.

Strukturen er central
Konsulenterne fra Reflexio understreger, at kommunens strukturering af bygningsforvaltning er et særligt centralt element.

- For at skabe en organisation, der både har det fornødne overblik, kompetencerne og musklerne til at få gennemført nogle af de her besparelser og beslutninger, så er vi derude, hvor vi fratager nogle decentrale ledere noget autonomi. Til gengæld så skulle man meget gerne også opleve, at bygningsvedligeholdelsen bliver forbedret, siger Steffen Kruse Juul Krahn fra Reflexio og fortsætter:

- Fordelene kan være, at ledere, der i dag ikke nyder godt af nogle services, som andre afdelinger har, pludselig får adgang til nye interne ydelser i kommunen, hvis ejendomsporteføljen og administrationen centraliseres, siger han.

Hos Reflexio oplever konsulenterne, at mange kommuner og borgere i mange tilfælde kan være nervøse for at tage fat og foretage ændringerne.

- Det er ikke nemt at gøre det her, fordi der er mange følelser involveret i det. Mange borgere, der bruger bygningerne, har et meget lokalt forhold til både ejendommene og personalet i ejendommene. Så det skal gøres inddragende, folk skal høres, og tingene skal falde på plads, samtidig med at mulighederne for stordrift realiseres, forklarer Steffen Kruse Juul Krahn.