Ti børn skal fragtes fra A til B mandag og onsdag klokken otte. Sådan kunne opgaven have lydt til en e-auktion for vognmænd om en af mange busruter i København sammen med en maksimumspris for opgaven.

I omkring tre år har København arbejdet med e-auktioner inden for alt fra pc’er til busruter. Og man har lutter gode erfaringer, fortæller chefkonsulent Cecilie Førby fra team udbud og kontrakter i København.

”Jeg kan faktisk ikke komme i tanke om noget tidspunkt, hvor det ikke er gået godt. Vi har mange tilfælde, særligt på computerområdet, hvor vi har fået nogle rigtig gode priser,” siger hun.

Sultne leverandører

For eksempel har man haft succes med at time e-auktioner på tidspunkter, hvor man vidste, at leverandørerne lå inde med en del overskud af computere, som de gerne ville af med. Det kan være sidst på året eller i forbindelse med, at nye computere kommer på markedet.

Bare inden for det sidste år vurderer Cecilie Førby, at kommunen har kørt 60-70 e-auktioner. Det har givet væsentlige besparelser.

”Jeg tror sjældent, vi har oplevet, at vi ikke er landet under ti procent af, hvad vi har haft budgetteret med. Dermed ikke sagt, at man ikke kunne have opnået det på en anden måde, men det ville bare være noget mere kompliceret. Det er forholdsvis enkelt det her,” forklarer hun, og nævner også busruterne som eksempel på et sted, hvor der var en god gevinst ved at lave e-auktioner.

Ingen aktindsigter

Prisen afspejler naturligt, hvor sultne leverandørerne er, og Cecilie Førby oplever umiddelbart, at der ikke bliver budt helt så lavt mere som i starten. 

Det hænger dog også sammen med, at mange er blevet bedre til at estimere deres omkostninger i takt med, at de har fået større erfaring.

Selv om leverandørerne presses på prisen, oplever København en god respons fra sine leverandører. Særligt på grund af transparensen.

”Der er ikke alt det her efterfølgende bøvl med aktindsigtssager, fordi det er så gennemsigtigt. Vi har aldrig haft en aktindsigtssag på nogle af de her e-auktioner,” siger Cecilie Førby.

Byder en time

Som hovedregel sætter København auktionen til en time men med mulighed for forlængelse, hvis leverandørerne bliver ved med at byde hinanden ned. 

Der kan dog ske undtagelser. Da vognmændene bød ind på busruter foregik det over flere timer, så de havde mulighed for at byde igen, når næste pause på ruten indtraf.

I København er man desuden gået i gang med at prøve kræfter med det såkaldte dynamiske indkøbssystem, som er en fuldt elektronisk indkøbsproces. Det har de blandt andet gjort ved køretøjer som hjemmeplejebiler.

Dynamisk system

Alle leverandører kan til enhver tid blive optaget, hvis de lever op til de fastsatte udvælgelseskriterier i systemet, som kommunen har stillet på forhånd. 

Når København så står over for en konkret anskaffelse, kan leverandørerne tilmelde sig den annoncerede konkrete e-auktion.

Det dynamiske indkøbssystem kan anvendes til indkøb af samme varer, som foretages jævnligt. Varigheden af systemet kan som udgangspunkt ikke vare længere end fire år.