En klagesag er ikke karrierefremmende og kan få en halsklump frem i selv den mest standhaftige indkøbs- og udbudschef. Klager koster store mængder tid og penge. Og udbud er et område, hvor leverandører har vid adgang til at klage, og de benytter sig også af den, fortæller advokat Kurt Bardeleben fra Advokatfirmaet Poul Schmith, Kammeradvokaten. Med den seneste ændring af klagenævnsloven vanker der for alvor øretæver til de formastelige kommuner, som ikke overholder reglerne til punkt og prikke, pointerer Kurt Bardeleben.

”At gennemføre en udbudsforretning kan være som at bevæge sig i et minefelt,” siger han.

På fem år er antallet af klager hos Klagenævnet for Udbud tredoblet, og intet tyder på, at denne tendens vil ændre sig foreløbig. 

”Jeg synes, det er et problem, at man er nødt til at være specialist i udbudsregler for ikke at blive hældt ned af brættet senere og få trukket bukserne af, fordi man har begået en fodfejl på noget rent formelt.”

Et udbudsmateriale kan betragtes som kommunikation fra en fagnørd i kommunen til en fagnørd hos leverandøren, mener Kurt Bardeleben. Men den kommunikation fører til øretæver, når udbudsretlige feinschmeckere efterfølgende hudfletter den.

Og selvom Kurt Bardeleben oplever en stadig større professionalisering i kommunerne, så oplever han ikke sjældent, at kommunerne af frygt for klagesager bliver helt unødvendigt detailfokuserede og dermed mister den klarhed, han mener bør være krumtappen i enhver udbudsforretning. 

”Udbud er blevet en juridisk kampzone, hvor man nogle gange i et forsøg på at være dydig i virkeligheden kommer til at lave lidt uigennemskuelige udbud.”

Op i helikopteren

Kurt Bardeleben mener, at der kan hentes meget ved en udvidet kommunikation med leverandørerne om, hvad der skal til, for at udbudsforretningerne bliver så markedskonforme som muligt. Og kommunerne kan med fordel gå lidt op i helikopterperspektiv og med nogle få leveregler sikre sig, at udbuddet bliver gennemført lovligt. En af de vigtigste er at spørge sig selv, om det er alment forståeligt for leverandørerne, hvad de konkurrerer på. Her går det ofte galt.

Når for eksempel kommuner refererer til god kvalitet, menes der så, at fem gear på en cykel med fodbremse er bedre end tre gear på en cykel med to håndbremser? Er en mountainbike bedre end en racercykel?

”Man skal være meget omhyggelig med, at tildelingskriterierne er skarpe og kan virke som utvetydige pejlemærker.”

Tvetydige kriterier kan give bagslag og efterlade vrede leverandører.

”Når man skal til olympiade med gymnastikforeninger, skulle de gerne på forhånd vide, om de skal konkurrere i højde- eller længdespring. Det nytter ikke noget, at man hele vinteren har øvet på højdespring, og så, når det gælder, bliver udfordret på længdespring. Så bliver man både vred og ked af det.”

Respekter din leverandør

Det handler i høj grad om respekt for leverandørernes betydelige indsats. For eksempel bør kommunerne give leverandørerne tid til at udarbejde et tilbud, i stedet for, som Kurt Bardeleben siger, ”at leverandøren har skaldede 40 dage til at afgive et skarpt tilbud hen over en sommerferie, hvor alle hans underleverandører er lukkede, så han ikke kan indhente priser”.

Tilsvarende kan en god forklaring og en kop kaffe med en leverandør efter et afslag også afbøde klagesager. Og ikke mindst kan en konstruktiv evaluering være grundlaget for bedre tilbud fremover.

”Med klarhed og ligebehandling som den røde tråd gennem en udbudsforretning kan kommunerne komme sikkert gennem minefeltet. Et lovligt udbud er ikke nødvendigvis et kompliceret udbud."

Politikerne spiller imidlertid også en vigtig rolle i at få mindre tunge udbudsprocesser fremover.

”Man kunne måske ønske sig en større politisk modenhed, hvor man vedkender sig, at der kan begås fodfejl. Der skal være rum til et par skæverter, som koster lidt mere, uden at medarbejderen med ansvaret for udbudsforretningen af den grund skal lægge en fremgangsrig karriere bag sig.”