Indkøbsafdelingen i Region Syddanmark brød med traditionerne, da den for fem år siden begyndte at gennemføre høringer med leverandørerne i forbindelse med udbud af størsteparten af sine indkøb til regionen. Og det har vist sig at være en god ide at gå i dialog med leverandørerne. Erfaringerne viser, at det har været med til at sikre en bedre kvalitet og service.

- I mange tilfælde kan vi med fordel offentliggøre hovedparten af udbudsmaterialet, da det giver leverandørerne mulighed for at kommentere på udbudsgrundlaget, herunder kravspecifikationer, tilbudsliste, kontrakter og andet, forklarer regionens indkøbschef Annette Bjørn.

Omsætter for milliarder
Dialogen sker nu naturligt som en del af processen, og alt fra skulder- og rygimplantater til eksempelvis fødevarer, sæber, pc’er, telefoner, møbler, sengetøj, rengøringsmidler og sygehusvaskeriydelser er omfattet.

Metoden betyder også, at den tætte dialog med leverandørerne også giver mulighed for at få eksempelvis en bedre og hurtigere levering af varer og tjenester.

- Dermed er godt købmandskab og et bredt kendskab til markedsforholdene i fokus, når indkøbsafdelingen, bestående af 25 medarbejdere, varetager kontrakter for køb af vare- og tjenesteydelser i regionen for ca. 3,6 mia. kr. årligt på ydelser på sundhedsområdet, socialområdet, psykiatriområdet og for området regional udvikling, forklarer Annette Bjørn.

Fordelene ved at bruge høringerne er bl.a., at krav, der udelukker potentielle produkter og ydelser eller reducerer konkurrencen, bliver opdaget. Desuden har leverandørerne mulighed for at gøre opmærksom på nye og innovative løsninger. Der bliver med andre ord åbnet for en langt bredere løsningsvifte og dermed større konkurrence på både pris og kvalitet.

Stor tilfredshed hos leverandører
Erfaringerne viser også, at leverandørerne sætter stor pris på dialogen, hvilket understøttes af de tilfredshedsmålinger, der laves efter gennemførelse af udbud.

Således forklarer Jane Lautrup Asmussen, der er udbudschef i grossistvirksomheden Abena A/S, at de som leverandør oplever en meget større involvering i processen.

- Der bliver taget godt imod vores kommentarer og forslag.  Det betyder også, at risici for, at udbuddet annulleres og går om, minimeres. Som leverandør oplever vi en mindre ressourcebelastning, der i praksis gavner prisniveauet på det udbudte sortiment for indkøbene hos Region Syddanmark,
påpeger Jane Lautrup Asmussen.

Flere fordele forude
Indkøbsafdelingen i Region Syddanmark vil fortsat udvikle og nytænke metoden.
- Specielt på områder med højt udviklingspotentiale, men også i forhold til udbudsmodel, processer, samarbejdsform og logistik, er der flere fordele at hente, mener Annette Bjørn.

Fakta om høring / teknisk dialog:

• Høring svarer til begrebet teknisk dialog i udbudsjuridiske termer.
• Vejledende forhånds­meddelelse: Offentliggørelse af forhåndsmeddelelse om teknisk dialog i EU/TED, så alle poten­tielle leverandører har mulighed for at deltage i den tekniske dialog.
• Skriftlig høring: Offentliggørelse af dele af udbudsmaterialet herunder mindstekrav og konkurrenceparametrene. Interesserede leverandører fremsender deres høringssvar, som ikke bliver offentliggjort.
• Fælles dialogmøde (mundtlig høring): Offentliggørelse af dele af udbudsmaterialet herunder mindstekrav og konkurrence­para­metrene. Alle poten­tielle leverandører inviteres til fælles dialogmøde omkring det foreløbige udbudsmateriale.