15 kommuner ledsaget af Region Midtjylland og Miljøministeriet udpeger har udpeget it-virksomheden Ditmer A/S som vinder af et EU-udbud om vedligeholdelse og videreudvikling af et fælles it-system, som de 17 enheder deler gennem medlemskab af Brugerklubben SBSYS.

Konstruktionen, hvor offentlige instanser deler samme system, har mødt kritik fra it-leverandører, der gerne vil udvikle og sælge systemer til hver enkelt enhed, og som derfor har indklaget SBSYS til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen.

Men såvel styrelsen som certificerede it-advokater, der har gennemgået konstruktionen, blåstempler samarbejdet, der både skal give besparelser på de offentlige budgetter og sikrer deling af viden og erfaringer på tværs af kommunegrænser.

- De 17 medlemmer får adgang til fælles viden og erfaring samtidig med, at hver enkelt kommune sparer penge, der kan bruges på andre områder til glæde og gavn for borgerne, fortæller kommunaldirektør i Hedensted Kommune og formand for SBSYS, Jesper Thyrring Møller.

Brugerudviklet it-system
Systemet, som medlemsorganisationerne deler, er et ESDH-system (elektronisk sags- og dokumenthåndtering) der anvendes i al sagsbehandling og journalføring fra byggesager til børnehavepladser. Medlemskommunerne betaler 9 kr. i licens for hver borger, og kan herefter trække på alle dele af systemet.

Da systemet videreudvikles løbende i takt med brugernes ønsker og erfaringer, er systemet målrettet at håndtere de mange digitale opgaver, der ligger i kommunernes regi. Det gør det ikke alene økonomisk attraktivt, men også til et forbillede på velfungerende offentlig it.

- Man skal jo ikke lede længe for at finde eksempler på offentlige indkøb af it-systemer og moduler, som enten slet ikke eller kun delvist kommer i brug. Men fordi vores ESDH-system udvikles løbende og i tæt samarbejde med brugerne, får vi ikke udviklet noget, som ikke tages i brug, fortæller Leder for it og digitalisering i Struer Kommune og formand for forretningsudvalget i SBSYS, Helle Berg.

Hun oplever derfor ikke overraskende interesse fra flere kommuner og offentlige myndigheder for at blive medlemmer af brugerklubben.

- Der er mange, der har fået øjnene op for den konstruktion, vi har skabt i SBSYS, fordi det både giver et optimalt system og sparer offentlige budgetter i hver medlemskommune. Alene i 2012 er fem nye kommuner kommet med i samarbejdet, og jeg ved, at flere aktuelt kigger på mulighederne, fortæller Helle Berg.

Opbakning fra De Radikal
Samarbejdet hilses også velkomment på Christiansborg, hvor regeringen netop opfordrer til øget samarbejde mellem kommunerne for at sikre hensigtsmæssig udnyttelse af offentlige ressourcer.

- Vi kan kun opfordre til mest muligt samarbejde, der giver bedre udnyttelse af de offentlige budgetter. Og her er it-området et oplagt område at se på. Det er et område, hvor kommunerne har mange identiske opgaver, og derfor kan de opnå store gevinster ved at dele viden og systemer i stedet for at bruge sparsomme ressourcer på reelt at betale for de samme moduler flere gange, siger it-ordfører for Det Radikale Venstre, Andreas Steenberg.

Den nøjagtige besparelse afhænger bl.a. af antallet af borgere i kommunen, og den økonomiske gevinst varierer således bl.a. efter kommunestørrelse. Men i en business case udarbejdet af Faxe kommune ved indmeldelse i SBSYS er besparelsen alene for licensaftaler opgjort til mellem 300.000,- og 500.000,- kroner årligt.

krn