Forkerte afsendere, brevhoveder, som kan ændres, og vigtige dokumenter, der forsvinder ud af systemet.

Det offentlige fejler i flere og flere sager i sin forvaltning på grund af it-problemer, viser en gennemgang, som Ombudsmanden har foretaget.

Og det stigende antal sager bekymrer ham nu så meget, at han vil have Finansministeriet til at tage affære.

- Det er blevet konstateret, at offentlige it-løsninger ikke har været indrettet i overensstemmelse med relevante forvaltningsretlige krav, starter et brev til ministeriet, hvor Ombudsmand Jørgen Steen Sørensen udtrykker, at der er for mange mangler i systemerne.

- Det har her været nødvendigt at henlede myndighedernes opmærksomhed på det grundlæggende princip, at forvaltningsretlige regler gælder, uanset om sagsbehandling sker manuelt eller digitalt, skriver han videre.

KL og regioner indblandet

Også KL og Danske Regioner har modtaget en kopi af brevet, da ombudsmanden ønsker at få sat fokus på problemstillingen bredt.

- Jeg har ikke umiddelbart kendskab til, at vi i øjeblikket har udfordringer på det her område. Men er der nogle forvaltningsmæssige krav, vi ikke lever op til, skal det selvfølgelig bringes i orden, siger formand for Kommunernes It-Arkitekturråd, Henrik Brix.

Ombudsmandens gennemgang af sager peger på, at det i flere tidligere tilfælde har været kommunale it-systemer, der har vakt forvaltningsretlige problemer.

For eksempel kunne Gentofte Kommune i en sag ikke rekonstruere en folkepensionists pensionsmeddelelser, og i en anden sag fra Ankestyrelsen kunne der ændres i kommunens officielle dokumenter, fordi de var udsendt i et Word-format. Men det burde der være rettet op på nu, mener Henrik Brix.

- Der er mange forskellige instanser, der sidder med opgaven, men det skal ikke være nogen undskyldning for, at der ikke bliver strammet op på det her område, siger han og fortæller, at KL nu vil drøfte, hvorvidt der skal sættes en undersøgelse i gang.

Som sekretariat for Statens It-projektråd er det Digitaliseringsstyrelsen i Finansministeriet, der laver risikovurderinger af det offentliges overholdelse af planlægning og styring i it-projekter, og de risikovurderinger vil muligvis blive udvidet fremover.

- Vi vil på Ombudsmandens opfordring vurdere, om der er behov for lignende krav på det forvaltningsretlige område, og hvordan sådanne tiltag eventuelt kunne tilrettelægges i praksis, siger Morten Ellegaard, som er kontorchef i Ministeriernes Projektkontor i Digitaliseringsstyrelsen.

Også på Christiansborg er der fokus på, at borgernes ret ikke bliver svækket af den store digitaliseringsbølge.

- Vi bliver nødt til at skærpe vores profil på sikkerheden, og jeg kan godt forstå, at ombudsmanden også tager det op over for it-myndighederne, siger it-ordfører Karin
Gaardsted (S).

Hun mener, at digitaliseringen især stiller store krav til de offentligt ansatte, der sidder med systemerne til daglig.

- Selvom det måske er det samme område, man arbejder med, ændrer metoderne sig, så ens arbejde kan blive helt anderledes på meget kort tid, siger Karin Gaardsted.

Fælles rammer

Et af problemerne i Ombudsmandens gennemgang drejer sig om digital post, som i løbet af i år får en mere og mere central rolle i det offentliges behandling af borgerne. Ombudsmanden vil derfor have sat fokus på forebyggelse, så der ikke opstår alvorlige problemer fremover.

- Det må anses for både juridisk og ressourcemæssigt afgørende, at der ved it-system-udformning fra begyndelsen tages højde for gældende ret, således at efterfølgende vanskeligheder af den nævnte karakter undgås, skriver han i sit brev til ministeriet.

Et tiltag, Henrik Brix mener, allerede er ved at være godt i gang.

- Den kommunale rammestruktur er et rigtig godt eksempel på, at vi tænker sikkerheden ind helt fra starten i den struktur, vi bygger it-systemerne op omkring. Det er meget nemmere at gøre det fra starten end at lappe på systemet efterfølgende, siger han.

Alligevel kan han ikke love, at Ombudsmanden ikke finder flere forvaltningsmæssige problemer med de kommunale it-systemer.

- Der kan have været nogle enkelte smuttere. Det er ikke i orden, og der må ikke være smuttere. Men at garantere, det ikke sker igen, kan jeg desværre ikke, siger Henrik Brix.

Finansministeriet har fået indtil 1. september til at komme med en redegørelse overfor Ombudsmanden.