I mange forsyningsselskaber og kommuner er intranet et smertensbarn. Her ligger alle virksomhedens fine informationer og samler støv. Meget få medarbejdere bruger intranettet, og interne kampagner med præmier og tvang har kun kortvarig effekt.

Samtidig oplever mange ledere, at medarbejderne efterlyser mere information. Det skriger jo til himlen. Hvis I vil have information, så brug da vores fine intranet, kan chefen finde på at sige bag en lukket dør.

Teknik – ikke kommunikation
Problemet er, at intranet i langt de fleste tilfælde er skabt som en teknisk facilitet – og ikke tænkt som en kommunikationskanal. Intranet er et sted, hvor ledelsen afleverer sine budskaber i pæne sorterede bunker, så medarbejderne kan læse dem.
Det er ledelsens behov – ikke medarbejderens.

Medarbejderne har ikke brug for at se en dagsorden eller et referat fra et møde, de ikke selv har deltaget i. De skal have vide, hvad ledelsen har besluttet, men det får de ikke på side 2 i et Word-dokument under et menupunkt på et intranet, som de har glemt koden til.

I det hele taget har få medarbejdere i en moderne virksomhed brug for ret meget lidt envejskommunikation fra ledelsen. De har mere brug for dialog med hinanden, herunder med ledelsen.

Lukket gruppe på Facebook
Og det er der et meget velfungerende system til, som ikke kræver koder og en masse programmering: Facebook.

En forsyningsvirksomhed eller en afdeling i en kommune kan med fordel bruge Facebook som intranet. Opret en lukket gruppe og invitér alle i organisationen med i den. Del viden og sladder der – så har I et intranet.

Fem modargumenter
Til dem, der endnu ikke er kogt helt over i forargelse, tager jeg lige fat på et par af de modargumenter, jeg kunne forestille mig at møde.

1. Hvad så med dem, der af principielle grunde ikke vil på Facebook?
   - De må gå glip af den videndeling, der foregår i den lukkede gruppe. Tabet er ikke så stort i forhold til det nuværende intranet, som ingen bruger. Hellere en god dialog mellem 60 % af medarbejderne end envejskommunikation til 10 %.
2. Facebook hører hjemme i privatlivet, og vi overskrider en grænse ved at lægge arbejdsrelateret information ud på medarbejdernes nyhedsstrøm på Facebook
   - Facebooks trafiktal viser, at folk er lige meget på Facebook i arbejdstiden og i fritiden. Sådan er virkeligheden, uanset hvilke regler, virksomheden stiller op.
3. Vi kan ikke lægge fortrolige dokumenter ud på Facebook
   Jo. Facebook er ikke mindre sikkert end et intranet. Men der er sjældent grund til at lægge fortrolige dokumenter ud på intranettet, for medarbejderne læser dem ikke.
4. Vi har nogle vagtplaner og andre særlige dokumenter, som ikke bare kan lægges på Facebook.
   Rent teknisk er det ikke noget problem. Tværtimod. Man kan programmere små apps til Facebook, så tingene bliver vist på en overskuelig måde uden at bruge særlige programmer.
5. Vi vil ikke være afhængig af en kommerciel amerikansk tjeneste. Vi vil eje vores information selv
   Det er et fint ideologisk synspunkt, som jeg ikke vil argumentere imod. Hvis I vil føre holdningen ud i sin fulde konsekvens, kan I og jeres medarbejdere ikke bruge ret mange digitale værktøjer.

Fem fordele
Fordelene ved Facebook er mange. Jeg tager 5 hurtige her:

-      Det er nemt for alle. Alle Facebookbrugere kender systemet og kan lægge indhold op, kommentere og synes om

-      Vi kan få kontakt med de medarbejdere, der ikke kommer til en computer. Rigtig mange af dem har Facebook på telefonen.

-      Vi får kommentarer tilbage fra folk – en ”synes godt om” er også en kommentar. Den viser, at folk er engagerede

-      Vi slipper for koder og indviklede systemer, som de ansvarlige ikke rigtig kan huske, når det gælder

-      Vi har automatisk styr på fødselsdage og kan udnytte kalenderfunktioner og alle Facebooks øvrige værktøjer

Det lyder som om, jeg kan love paradis på jord bare ved at oprette en Facebookgruppe. Sådan er det ikke. Al kommunikation skal planlægges.

Inddrag brugerne
Her er det vigtigt at inddrage brugerne – det vil sige ledelsen og medarbejderne:

• Hvad vil I gerne læse, se, høre
• Hvad vil I synes godt om?
• Hvad vil I kommentere?
• Hvad vil I dele?
• Hvad vil I gerne selv fortælle de andre?
• Hvad skal der til for, at I selv gør det?
• Hvad er nødvendigt, at alle ser, og hvad er bare rart at se eller vide?
• Hvordan deler vi viden med dem, der ikke bruger løsningen?
• Hvordan får vi flest muligt til at bruge den?

Svarene på de spørgsmål er grundlaget for at bygge en Facebookside op, som medarbejderne har lyst til at synes om og bruge.

De er i øvrigt også grundlaget for at bygge en traditionel intranetløsning op.