Det er over 150 år siden, at digteren Robert Browning skabte udtrykket Less is more, men en kommunal renæssance er måske på sin plads.  

For i kommunale organisationer, hvor strømmen af ord kan virke endeløs, er der energi og ressourcer at hente i at prioritere i sin kommunikation. Det mener adjunkt Heidi Hansen fra Institut for Sprog og Kommunikation ved Syddansk Universitet.

”Man må ikke bare kommunikere blindt, for så risikerer man at overbelaste. Det er utroligt vigtigt, at man sorterer, så det er netop de væsentligste informationer, der flyder op og ned i organisationen,” siger Heidi Hansen.

Hun har netop udgivet bogen ’Kommunikation skaber din organisation’, som hun beskriver som en slags grundbog for alle, der interesserer sig for organisationskommunikation. I hendes optik ligger kommunernes største kommunikationsfaglige udfordring i, at organisationerne består af tre forskellige lag – politikere, forvaltning og de decentrale enheder. Det betyder, at der skal kommunikeres til folk med vidt forskellig faglighed og baggrund. Og det stiller krav til om en præcis og bevidst kommunikation. 

”Forvaltningen sidder i en meget central rolle – i forhold til at oversætte og sortere den information, der flyder opad til politikerne og nedad i organisationen,” siger Heidi Hansen: ”Når de kommunikerer opad, skal de kondensere budskaberne, så de får suget essensen ud. For politikerne kan jo ikke forholde sig til alle detaljer. Samtidig skal de sikre, at de andre ledere længere nede ikke sidder tilbage med en følelse af ikke at blive hørt eller ikke blive taget alvorligt,” siger hun. 

Husk at skelne

Heidi Hansen opfordrer til at anlægge en meget bevidst skelnen mellem information, der er ”nice to know”  og ”need to know”. 

”Alt skal ikke sendes ud til alle. Man skal tænke over, hvem budskaberne er relevante for – og samtidig sikre sig, at der ikke sidder medarbejdere rundt omkring i organisationen og føler sig dårligt informeret,” siger Heidi Hansen. 

Hun mener, at en lang række informationer med fordel kan lægges på intranettet. Det giver politikere og ansatte mulighed for selv at hente de informationer, de er interesserede i at læse. Derimod skal man sikre, at de virkelig væsentlige informationer havner i hænderne på mennesker, de er tiltænkt. 

”Man kunne sagtens forestille sig, at man kunne nøjes med at formidle essensen – for eksempel hvad man er nået frem til. Og hvis man så er interesseret i den diskussion, der har ligger til grund for beslutningen, kan man orientere sig på intranettet. På den måde nøjes man med at kommunikere det essentielle,” siger Heidi Hansen. 

Bogen ’Kommunikation skaber din organisation’ af Heidi Hansen er udgivet på Hans Reitzels Forlag.