Hvor mange mandskabsressourcer skal samlet bruges på kommunens it-projekter, hvordan spiller systemerne sammen på tværs af forvaltningerne, og hvornår er det tid at lukke et dårligt projekt ned? Det er centrale spørgsmål, som alt for sjældent bliver besvaret i kommunerne. Årsagen er, at der ofte kun er fokus på at styre de enkelte it-projekter, mens den overordnede planlægning og koordinering af alle projekter udebliver.

”Der er en kæmpe usikkerhed i forhold til at håndtere alle it-projekterne, så det er et område, hvor man virkelig har store udfordringer,” siger adjunkt Jeppe Agger Nielsen fra Institut for Statskundskab ved Aalborg Universitet.

Han er med i et forskningsprojekt ved universitetet, kaldet Disimit, hvor der sættes spot på it-ledelsesmæssige udfordringer i 12 kommuner. Herunder styring af den samlede portefølje af it-projekter.

Luk dårlige projekter

Porteføljeledelse handler blandt andet om at udarbejde et centralt overblik over eksisterende it-projekter og prioritere mellem projekterne.

”En del af det er at få de rigtige projekter sat i søen og få de dårlige lukket ned, efterhånden som de viser sig ikke at leve op til de forventninger, som man havde på forhånd. På dette område er man ikke kommet så langt i kommunerne,” siger Jeppe Agger Nielsen.

Et af problemerne er, at kommunerne ikke benytter sig tilstrækkeligt af nogle af de væsentlige metoder til at håndtere deres usikkerhed. Eksempelvis skal man gerne have styr på, hvad det egentligt koster at udføre de enkelte projekter og undervejs være gode til at registrere, hvad man bruger af ressourcer.

”Man ved typisk godt, hvad det koster at købe software og hardware, men præcist hvor mange timer, der bruges på et givent projekt – der er man altså som regel rimeligt blanke. På dette område er der i hvert fald langt fra, hvad teorien foreskriver og praksis i kommunerne,” siger Jeppe Agger Nielsen.

Skab overblik

En af konsekvenserne ved det kan være, at man kommer til at sætte flere projekter i søen, end man egentligt har mandskabsressourcer til. Det kan igen medføre, at ellers fornuftige projekter falder til jorden. Måske oven i købet samtidigt med, at uhensigtsmæssige projekter fortsætter.

Vanskelighederne med porteføljestyring i kommunerne genkender Allan Bo Rasmussen, som er partner i konsulentfirmaet EA Fellows, der rådgiver om it-arkitektur og forretningsudvikling.

”Vi er tit vidne til, at projekterne ikke hænger godt nok sammen. For eksempel at man ikke tager hensyn til, at brugerstyringen af et nyt system skal integreres med andre systemer. Bare for at tage et eksempel,” siger Allan Bo Rasmussen.

Både Jeppe Agger Nielsen og Allan Bo Rasmussen mener, at en af vejene til bedre porteføljeledelse er at oprette en gruppe af medarbejdere på chefniveau, der får ansvaret for den overordnede styring af alle it-projekter.

”Vi ser desværre, at man nogle steder bare smider det hen i retning af en it-chef og siger, at du får så mange kroner, og så må du selv prioritere. Det ville være meget bedre, hvis man har et gruppeansvar for porteføljen,” siger Allan Bo Rasmussen.

Aalborg placerer ansvar

Gruppeansvaret bør være en forvaltnings- eller direktionsopgave. Nogle kommuner har allerede oprettet sådanne grupper med forskellige betegnelser som strategi- eller styregrupper. Det er dog langtfra hovedparten, oplever Allan Bo Rasmussen.

”Vi har set det nogle steder, men i vores optik er det desværre mest almindeligt, at porteføljestyring er en it-opgave, som ikke involverer forretningen,” siger han.

Sådan er det imidlertid ikke i Aalborg. Her har man ikke bare på it-området, men på en række forskellige områder etableret chefgrupper, der har hver deres porteføljeansvar. Kontorchef for it- og personalekontoret Kim Houlberg finder grupperne nødven­dige.

”Det er vigtigt få den ledelsesmæssige forankring for at få overblikket, og få det gjort tydeligt, hvem der træffer beslutninger om prioritering, sætter nye projekter i gang og så at sige lukker dem igen,” siger Kim Houlberg.

Gruppen for it består af i alt otte personer med en fra hver af forvaltningerne, lederen for drift og en sekretær. Aalborg er en af de tolv kommuner, som deltager i projektet ved Aalborg Universitet. Kim Houlberg fortæller, at man i forvejen havde fokus på emnet, men at man bruger projektet til at få inspiration til at styrke sin porteføljestyring. Disimit-projektet afsluttes i 2012.