Målet med digitalisering er ofte effektivisering. Alligevel følger mange kommuner ikke op på resultaterne af deres it-projekter, fortæller adjunkt Jeppe Agger Nielsen fra Institut for Statskundskab ved Aalborg Universitet. Det er en skam, mener han.

”Det er helt klart min anbefaling, at man bliver mere opmærksom på og systematisk begynder at arbejde med opfølgning på it-projekter. Det er man ikke kommet specielt langt med,” siger Jeppe Agger Nielsen, der siden 2009 har deltaget i et forskningsprojekt omkring fremme af kompetencer i it-ledelse i samarbejde med 12 kommuner.

Et af tre hovedfokus i projektet er gevinstrealisering. På baggrund af kommunernes sporadiske erfaringer hermed har to forskere fra universitetet som en hjælp udarbejdet en håndbog med en metode til at lave kommunale business-cases på it-området, hvor der netop er fokus på realisering af gevinster.

Større udbytte

Et af problemerne ved ikke at fokusere på gevinsterne er, at det i sidste ende kan betyde dårligere resultater.

”Gevinstrealisering handler ikke alene om at evaluere, men også om løbende at have fokus på at hente gevinster ved it-projekter,” siger Jeppe Agger Nielsen.

Han bakkes op af projektchef Michael Jensen fra konsulentfirmaet Devoteam Consulting.

”Hvis man har fokus på at nå gevinsterne, fordi der også vil blive målt på det, så er der alt andet lige en større sandsynlighed for, at man også vil høste gevinsterne,” forklarer han.

Flere og flere kommuner begynder da også at vise interesse for at følge op på resultaterne af deres it-projekter, erfarer Jeppe Agger Nielsen og Michael Jensen.

Ren prioritering

Formanden for kommunaldirektørerne er enig i, at det er hensigtsmæssigt at evaluere sine projekter.

”Helt generelt er det en god idé at følge op på, om det man gør, virker, som man har haft til hensigt. Det gælder ikke specielt for it, men det gælder også it,” siger Bjarne Pedersen, der ligeledes sidder i det kommunale rådgivningsforum i kommunernes it-fællesskab Kombit.

Han understreger, at kommunerne allerede er rigtig gode til at realisere effektiviseringer, og vurderer, at det simpelthen handler om prioritering, når de ikke følger op. For ofte er en besparelse indregnet i et budget på forhånd.

”Det er en ren prioriteringssag. Hvis du har indlagt en besparelse, og du kan se, at det hele ser ud til at fungere, skal du så bruge kræfter på en stor analyse? For selvom det selvfølgelig altid er en god idé at se, om noget virker efter hensigten, så foretager man i hverdagen mange fornuftige prioriteringer af sin tid,” siger Bjarne Pedersen.

Vigtig læring

Denne begrundelse er ikke ny for Jeppe Agger Nielsen.

”Når besparelsen er taget på forhånd, så forsvinder incitamentet til at lave de her systematiske opfølgninger lidt. Det er en af de problematikker, som vi har hørt fra flere kommuner,” siger han, men mener alligevel, at kommunerne kan få meget ud af deres evalueringer. Det samme gør projektchef Michael Jensen.

”Hvis ikke man følger op, så lærer man jo ikke af projekterne og kan derfor heller ikke bruge denne læring på et senere tidspunkt, så derfor mener jeg helt klart, at der er et selvstændigt formål med at følge op, selv om man så har taget gevinsterne på forhånd,” siger han.