Når rådgivervirksomheder overvejer at byde ind på offentlige udbud, er prisen på at strikke et ordentligt tilbud sammen ofte så høj, at det ikke kan betale sig. 69 procent af virksomhederne vælger ‘ofte’ eller ‘nogle gange’ helt at droppe at byde ind, fordi kravene til tilbudsmaterialet er for store. Det viser en ny analyse, som DI Videnrådgiverne har lavet blandt deres 950 rådgivervirksomheder.

- Omkostningerne ved at lave et tilbud overstiger ofte værdien af opgaven, og ofte skal man levere en næsten færdig løsning som led i en tilbudsrunde, hvor man konkurrerer med mange andre. Det kan ikke svare sig for virksomhederne, siger Kirsten Alkjærsig, fagleder i DI Videnrådgiverne.

Hun understreger, at problemet er særlig stort ved rådgivningsopgaver, fordi ydelserne er sværere at gennemskue og kravene derfor lettere kommer til at omfatte en delvis løsning, end når det handler om eksempelvis anlægsopgaver.

- Det svarer til, at man skulle lave fundamentet for at kunne vinde et udbud om at lave en vindmølle. Det er helt urimeligt, og det er fuldstændig eksploderet, siger Kirsten Alkjærsig.

I Konkurrencestyrelsens Center for Offentlig Konkurrence genkender kontorchef Kenneth Skov Jensen problemet. Han beretter, at der er klare indikationer for, at særlig mindre kontrakter har uforholdsmæssig store transaktionsomkostninger.

- Der er eksempler på eksorbitant høje udbudsomkostninger. Det er rigtig ærgerligt, fordi det offentlige på den måde risikerer at gå glip af tilbud fra de bedste. Det er en reel risiko, siger han og fortæller, at transaktionsomkostningerne generelt er væsentligt højere indenfor rådgivning og viden end i andre brancher.

Hver tredje vælges fra

En af de virksomheder, der ofte er nødt til at vælge opgaver fra, fordi selve processen med at strikke et tilbud sammen er for krævende, er Operate. Virksomheden, der løser kommunikationsopgaver for både offentlige og private kunder, fravælger omkring hver tredje potentielle opgave, selvom den falder indenfor både kompetence- og interesseområdet, fordi de meget specifikke krav gør det for dyrt at udarbejde et tilbud.

- I de værste tilfælde oplever vi, at det vil koste mellem 30 og 35 procent af den samlede opgaveomsætning at lave et tilbud, og så kan det simpelthen ikke betale sig for os, siger direktør John Pedersen.

Han oplever helt klart, at kravene og kompleksiteten i de offentlige udbud er vokset markant de seneste år. Konkret fortæller han om et statsligt udbud til en værdi af 250.000 kroner, som det vil koste hans virksomhed 80.000 kroner at give tilbud på. Og når to andre virksomheder samtidig er inviteret til at byde ind, giver det matematisk set ikke mening for John Pedersen.

- Når vi ser på, hvad vi kunne få for de penge ved at bruge dem på tilbud til private, giver det ikke mening at komme med et tilbud, siger John Pedersen.

Han efterspørger mere afgrænsede krav til tilbuddene og bedre udvælgelse af virksomheder til lukkede udbud.

Borgerne betaler til sidst

De offentlige indkøbere og rådgiverbranchen har en fælles interesse i at mindske transaktionsomkostningerne, mener Kirsten Alkjærsig. For selvom hensigten med de detaljerede og omfangsrige krav til virksomhedernes tilbud er at bruge skattekronerne bedst muligt, betyder de høje transaktionsomkostninger faktisk, at regningen til det offentlige i sidste ende bliver større.

- Virksomhederne har ikke andre muligheder end at lade priserne afspejle alle de ressourcer, de bruger på at lave tilbuddene. I sidste ende er det de offentlige kunder, der kommer til at betale det spild, der er, siger Kirsten Alkjærsig fra DI.

I KL anerkender chefen for udbudsportalen, Rikke Thorlund Haahr, dilemmaet, men hun forsvarer samtidig kommunernes krav om at se en del af løsningen i tilbudsmaterialet.

- Det er rigtig svært at vælge en rådgiver uden at vide, hvad de kan, for ofte er det ikke en hyldevare, og så er man nødt til at have noget at vælge ud fra, siger hun og foreslår, at kommunerne i højere grad erstatter omfangsrige udbudsrunder med dialog med de mest interessante virksomheder.

Hvor mange skattekroner der går tabt ved de overdetaljerede krav til tilbud, kan DI ikke svare på, men Foreningen af Rådgivende Ingeniører anslår, at der bare på deres område bliver spildt en kvart milliard kroner om året på tilbud til det offentlige.

DI anbefaler, at det offentlige laver flere udbud med prækvalifikation, at man ikke beder om at få leveret en del af løsningen i tilbudsmaterialet, samt at man generelt kigger på vejledningen fra Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen.