Annullerede udbud koster hvert år det offentlige ufatteligt mange penge. Penge, som kunne være brugt på ydelser til borgerne i stedet for blive anvendt på administration og proces. Omkostningerne hos de private virksomheder, der deltager i udbud, øges tilsvarende.

Mig bekendt findes der ikke opgørelser, som tegner det fulde billede, men Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen opgjorde i 2019 de samlede gennemsnitlige transaktionsomkostninger hos den offentlig ordregiver og den vindende tilbudsgiver til 4,6 pct. af den udbudte kontrakts samlede værdi. De kom også frem til, at udbud med lave kontraktværdier har relativt større transaktionsomkostninger, og at kommunale ordregiveres udbud generelt er forbundet med de største transaktionsomkostninger for de vindende tilbudsgivere.

En rapport udarbejdet af Center for forskning i offentligt-privat samspil i 2017 indikerer, at de samlede transaktionsomkostninger på tilbudsgiversiden er skræmmende høje, helt op til 45 pct. af kontraktværdien. Der er dog meget store branchebestemte variationer.

En undersøgelse foretaget af Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen viser, at mere end ét ud af fem udbud ender med at blive annulleret. Da det offentlige Danmark hvert år køber ind for ca. 380 milliarder kroner, tyder meget således på, at transaktionsomkostningerne forbundet med annullerede udbud skal opgøres i milliarder. Dette uanset at omkostningerne ved et genudbud ofte vil være lavere.

På denne baggrund synes det berettiget at stille nogle spørgsmål: Hvorfor annulleres så mange udbud? Og kan man gøre noget for at reducere antallet?

Ikke rocket science

Lad det være sagt med det samme: Gennemførelse af udbud kræver omtanke, og faldgruberne er mange. Men udbud er ikke rocket science.

Nogle indkøb er i sagens natur meget komplekse. Det gælder for eksempel, hvis det er usikkert, om markedet overhovedet kan levere en ønsket nyskabende ydelse inden for de af ordregiver opstillede rammer. Her vil der i sagens natur altid være risiko for, at udbuddet må afsluttes uden kontraktindgåelse. 

Men langt de fleste indkøb er ikke så komplekse, at en annullation af udbuddet automatisk bør accepteres som et sandsynligt resultat og en uundgåelig risiko. Hvis ordregiver forbereder sig tilstrækkeligt, vælger den rigtige udbudsform og i øvrigt afsætter de rigtige ressourcer til selve udbudsprocessen, bør risikoen være lille.

Ikke altid virksomhedernes skyld

Jamen skyldes mange annullerede udbud ikke, at ordregiver ikke modtager konditionsmæssige tilbud, eller at priserne i de konditionsmæssige tilbud er alt for høje? Er det i virkeligheden ikke virksomhedernes skyld?

Nogle gange, jo. Mange udbud annulleres fordi der ikke modtages egnede tilbud. Og det skyldes i mange tilfælde manglende omtanke og kvalitetskontrol hos virksomhederne. Men ofte skyldes de ringe tilbud dårlige processuelle rammer i form af en utilstrækkelig forudgående markedsundersøgelse, uklare krav til ydelsen, upræcise krav til tilbuddet eller en for kort tilbudsfrist.

Før man skubber det primære ansvar over på virksomhederne, bør man også tage i betragtning, at Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens seneste undersøgelse indikerer, at de fleste annullationer skyldes, at ordregiver undervejs i udbudsprocessen indser, at der er behov for at foretage væsentlige ændringer i udbudsmaterialet.

Nu kunne man måske tro, at jeg taler for, at ordregivere generelt skal bruge mange flere ressourcer på udbud. Det er dog ikke tilfældet. Jeg ved godt, at der ikke gror et pengetræ bag rådhuset, og at der skal være en fornuftig balance mellem anvendte ressourcer og forventet afkast. Det skal ikke altid være perfekt. Nogle gange skal det det bare være ”godt nok”.

Jeg er imidlertid fortaler for, at de offentlige ordregiveres indkøbsressourcer anvendes så hensigtsmæssigt som muligt, og at man som ordregiver og indkøber bevidst træffer nogle proceduremæssige valg med henblik på at minimere risikoen for, at udbuddet må annulleres. Også for virksomhedernes skyld.

Omtanke betaler sig

Mange annullationer vil i mine øjne kunne undgås, hvis flere ordregivere forbereder sig bedre og tager en dialog med nogle af de potentielle leverandører, før det sidste punktum i udbudsmaterialet er sat. Det er lovligt, og så man mere sikker på, at markedet kan imødekomme de opstillede krav til en rimelig pris. Man kan formentlig også undgå mange annullationer, hvis flere ordregivere gør det mere simpelt at afgive tilbud. For eksempel ved kun at efterspørge de oplysninger, som er helt nødvendige og som reelt betyder noget for ordregiver. Gennemtænkte tilbudsskabeloner kan lette processen.

Men jeg tror, at det, der vil have den allerstørste effekt, er, hvis endnu flere ordregivere og indkøbere griber muligheden for ”udbud med forhandling” på en hensigtsmæssig måde. Dialog om de opstillede krav og ønsker kan for alvor flytte noget, og man heller ikke tvunget til at starte helt forfra, hvis en eller flere tilbudsgivere ikke rammer skiven i første forsøg. Med indførelsen af udbudsloven blev adgangen til at anvende denne procedureform lempet væsentligt. Populært sagt kan man nu forhandle, hvis det, man køber, ikke er en ”hyldevare”. Og hvis man ved, hvordan man skal gribe det an, så behøver et forhandlet udbud ikke at være komplekst eller særligt ressourcekrævende.