For ikke så mange år siden var medarbejderne i kommunernes digitaliseringsteams karikeret som sådan nogle håndværkertyper, der havde en skruetrækker i baglommen og talte et uforståeligt IT-sprog. Med lidt held (og torsdagskage) kunne man få dem til at fikse login-problemer eller opsætning af skole PC’er (det sidste kræver meget torsdagskage). Desuden var digitaliseringsafdelingen overdommer på IT-indkøb mv.

Tag ikke fejl. Digitaliseringsteamet har stadig tekniske driftsopgaver samt overordnet ansvar for koordinering af fx cybersikkerhed. Men i takt med at digitalisering er blevet en integreret del af alle kommunale kerneopgaver fra sundhedspleje til biblioteker, så har fagområderne taget større ansvar for at drifte, afprøve og implementere både modne teknologier og nyere tiltag som fx apps til genoptræning eller sensorer til regulering af indeklima. 

Digitaliseringsteamets opgaver har derfor flyttet sig i retning fra at styre og fikse til i højere grad at hjælpe fagområderne med at navigere i den digitale verden.  

Nye opgaver, nye kompetencer.

Digitaliseringsteamets nye opgaver kræver nye kompetencer og især et helt andet mindset. Kierkegaard skriver om hjælpekunsten, at man ”først og fremmest må passe på at finde ham dér, hvor han er, og begynde dér”.

Det betyder i praksis, at digitaliseringsteamet først må forstå de faglige kerneopgaver, dernæst tage bestik af fagområdernes kompetencer og med afsæt heri støtte dem i at træffe de bedste beslutninger om, hvordan digitalisering kan understøtte de faglige kerneopgaver i fx socialsager eller ældrepleje. 

Den digitale faglighed er stadig essentiel for digitaliseringsteamet, men den må suppleres af nysgerrighed, empati, helhedstænkning og en forståelse af, hvad der skal til for at fagmedarbejderne kan lykkes med at levere god service til borgerne.

Hvordan løses de nye opgaver i praksis?

Lad os se, hvordan de nye opgaver løses i søfartsbyen Svendborg. Her er digitaliseringen i høj grad decentraliseret til fagområderne, med støtte fra digitaliseringsteamet, der servicerer 209 ledere, 5.500 brugere og 400 it-systemer.

Digitaliseringsteamet har stadig ansvaret for, at de ”digitale hovedveje” fungerer og anvendes. Det drejer sig om nationale og tværgående IT-systemer, som Digital Post eller det fælles sags-og dokumentsystem (ESDH). Ved siden af det tekniske håndteres det bl.a. ved at skære fagområdernes opgaver ud i forståelige og meget små opgaver, der varsles i god tid. Samtidig har digitaliseringsteamets medarbejdere udviklet ”rigtigt store ører”, så problemer hurtigt opsnappes.

Relationskompetencer

En stor del af digitaliseringsteamets arbejde handler dog om de ”digitale biveje”, hvor fagområderne ser muligheder i at prøve kræfter med fx software-robotter (RPA) i socialområdet eller digital opskrivning til bådepladser i havnen. 

Her sættes de relationelle kompetencer for alvor i spil, fordi det handler om at spørge grundigt ind til, hvad det er for et problem, der skal løses og finde den bedste måde at gøre det på. 

Digitaliseringsteamet kommer gerne fysisk ud til institutionerne og møder de kollegaer, som har problemet eller idéerne. Nogle gange kan problemet forebygges helt uden digitale løsninger, og andre gange er der allerede eksisterende teknologi eller værdifulde erfaringer fra andre dele af organisationen, som kan anvendes. Rollen er derfor at være konsulent, brobygger og ikke mindst navigatør i det svært overskuelige IT-farvand.

Én vigtig årsag til, at digitaliseringsteamet i Svendborg Kommune er kommet langt med at opbygge tillid og følgeskab fra organisationen er, at digitaliseringskonsulenterne i mindre grad rekrutteres på deres tekniske færdigheder end deres relationelle og procesfaglige kompetencer. 

Således har ingen af digitaliseringskonsulenterne oprindeligt en teknisk uddannelse, men baggrunde som bl.a. kommunom eller kandidat i folkesundhedsvidenskab, erhvervsøkonomi eller fransk og psykologi. 

(Medforfattere på artiklen: Lisbet Bogh Sønderby og Louise Fejerskov, hhv. afdelingsleder og chefkonsulent, IT, data og digitalisering, Svendborg Kommune)