Danmark er for fjerde gange i træk blevet udpeget af FN som det land i verden med den bedste digitale, offentlige sektor. Alligevel viser Bent Flyvbjerg i sin bog “Få store ting gjort”, at mange offentlige IT-systemer bliver dyrere, forsinkede eller ikke kan levere de forventede resultater. Lad mig bare nævne systemet til ejendomsvurderinger og Sundhedsplatformen blandt de nyere og mere prominente eksempler.

Der er naturligvis mange årsager, og hvert af de problematiske projekter har sin egen historik, men én årsag går igen og igen. Det handler om kompleksitet. Derfor er her fire grunde til, at ledelsen i kommunen bør tilstræbe at reducere kompleksiteten i projekter med teknologi.

1. Kompleksitet skaber uforudsigelige udfald

Orlikowski og Scott argumenterer for, at i organisationer er teknologi og mennesker uløseligt forbundne. Teknologierne (fx internettet) påvirker menneskelig adfærd, og mennesker påvirker teknologierne og deres udvikling – på godt og ondt.

Samtidig peger Orlikowski på, at mennesker anvender teknologi forskelligt baseret på deres baggrund, erfaring, værdier mv. – fx Chat GPT. Den samme medarbejder vil endda anvende teknologien forskelligt i takt med, at hun får erfaring med teknologien. Jo mere komplekse systemer, jo flere forskellige anvendelsesmuligheder.

Resultatet er varierende og uforudsigelige resultater af teknologianvendelsen. Ved at reducere kompleksiteten i IT-systemerne kan kommunerne reducere udfaldsrummet, så resultatet i mindre grad afhænger af, om det er Per eller Pia, der som medarbejdere betjener teknologien – fx IT-systemer til indsamling af data i byggesager.

2. Kompleksitet skaber kaos

Når mange teknologiske og menneskelige faktorer påvirker hinanden samtidig, kommer systemerne og organisationerne ”på kanten af kaos” ifølge Uhl-Bien og Marion. I en idé-fase kan det være nyttigt med ”kreativt kaos”, men en kommune er først og fremmest en stor driftsorganisation, hvor kompleksitet kan true driften – fx når IT-systemer til sundhed tilføjes nye applikationer.

Når kompleksiteten stiger, mister selv systemudviklerne overblikket, og systemet bliver umuligt at vedligeholde. Ved at insistere på enkle systemer kan man undgå, at de udvikler sig til uoverskuelige kolosser.

3. Små standardprojekter har større træfsikkerhed

Flyvbjergs forskning viser, at små projekter, der implementeres hurtigt og i standard-moduler, har langt større træfsikkerhed end store og langvarige projekter, der kan blive slået ud af kurs af mange faktorer. Store ”elefant-projekter” må derfor opdeles i små og overskuelige bidder. I kommunal digitalisering indebærer dette at opgive tanken om ”det store og samlede IT-system”. Fokus bør i stedet være på at skalere små og velfungerende teknologier, der har vist deres værd – fx en app til oversættelse af dansk til fremmedsprog.

4. Simple og brugervenlige teknologier øger anvendelsen markant

Mange kommuner har en kælder på et plejecenter, hvor velfærdsteknologi samler støv. I en del tilfælde skyldes det, at man ved introduktionen ikke fik taget tilstrækkelig højde for, at medarbejdere og borgere enkelt og ubesværet skal kunne anvende teknologien. Måske er ildsjælen og superbrugeren bag teknologien skiftet til en anden kommune, og nu står resten af personalet og ved ikke helt, hvordan ”rumskibet” bruges. Derfor må brugervenlighed altid være et krav.

Ledelsestilgangen

Man kunne måske tænke, at det var nemmere helt at undvære teknologi i den kommunale opgaveløsning i fx jobcentre, men det går naturligvis ikke. Dertil er teknologigevinsterne for store, arbejdskraften for begrænset og lovgivningskravene for omfattende. Fx foreslår regeringen i deres sundhedsudspil, at man som borger skal have ret til et digitalt sundhedstilbud.

Der er naturligvis ingen facitliste for at lykkes med teknologi i kommunerne, men hvis man som leder insisterer på enkle IT-systemer, indkøber små standardsystemer og forlanger brugervenlighed, så er man et godt stykke tættere på at ramme skiven.