Først på sommeren kom EU-domstolen med en i udbudskredse længe ventet afgørelse om rammeaftaler (C-23/20, Simonsen & Weel). Sagen vedrører danske parter, og sagen afklarer en væsentlig tvivl om ordregivers forpligtelser ved udbud og anvendelse af rammeaftaler. Tvivlen opstod i kølvandet på en afgørelse fra Domstolen i december 2018 (C-216/17, Autorità).

Ordregiver skal angive øvre grænse 

Rammeaftaler anvendes særdeles ofte af danske ordregivere. For mange er en rammeaftale således løsningen, når man skal indkøbe ydelser, hvor man ikke på forhånd kender sit præcise behov. For ved udbud af en rammeaftale sikrer man overholdelse af kravet om udbud samtidig med, at man ikke forpligter sig til at aftage bestemte mængder.

Derfor havde mange ordregivere nok håbet, at det var et sjældent vildskud, da Domstolen i december 2018 i en bisætning konstaterede, at ordregivere ved indgåelse af en rammeaftale kun kan forpligte sig inden for grænserne af en bestemt mængde, og at rammeaftalen har udtømt sin virkning, når denne grænse er nået. Men det var det ikke.

Domstolen fejede enhver tvivl af banen og konstaterede i juni, dels at ordregiver i udbudsbekendtgørelsen - eller på visse betingelser i det øvrige udbudsmateriale - skal angive en maksimal mængde eller en maksimal værdi af de varer, der skal leveres, dels at rammeaftalen har udtømt sin virkning, når denne grænse er nået.

Overdrivelse fremmer processen

Det betyder, at man som ordregiver skal være opmærksom på, at udbudsreglerne ikke er overholdt ved udbud af en rammeaftale, hvis man ikke får anført enten en maksimal mængde af de varer eller ydelser, som udbydes eller  en maksimal værdi af disse ydelser. Det er ikke nok bare at angive en ”anslået værdi”, som den fortrykte udbudsbekendtgørelse ellers beder ordregiver om at oplyse.

Dommen får vidtrækkende konsekvenser for den fremadrettede anvendelse af rammeaftaler i Danmark, herunder særligt for indkøbscentraler som SKI, der skal skønne og formentlig administrere de maksimale mængder og værdier på vegne af ordregiverne på rammeaftalen. Der skal holdes regnskab med, hvornår rammeaftalen er opbrugt. Det er derfor bestemt ikke blevet lettere for ordregiverne.

Det er dog usikkert, om det er blevet lettere at være tilbudsgiver. For den oplagte ”nemme løsning” for ordregiver, vil fremadrettet være at fastsætte en nærmest urealistisk høj maksimal værdi af rammeaftalen. Det synes at have været en foretrukken løsning for mange frem til nu, og det efterlader ikke tilbudsgiveren mere oplyst.

Høj pris for overskridelse

Manglende angivelse af en øvre grænse kan ikke føre til sanktionen ”uden virkning”, som er den strengeste sanktion i Klagenævnet for Udbuds værktøjskasse. Det fastslog Domstolen i sin seneste afgørelse. Men en manglende angivelse af en øvre grænse vil som det klare udgangspunkt føre til, at klagenævnet annullerer tildelingsbeslutningen, hvorefter ordregiver er forpligtet til bringe rammeaftalen til ophør.

Da de fleste ordregivere i nogle år har været opmærksomme på, at det er en god idé at oplyse rammeaftalens maksimal mængde eller en maksimal værdi, bør den seneste afgørelse ikke af denne grund føre til søvnløse nætter hos offentlige indkøbere. I skufferne rundt omkring ligger formentlig et stort antal ældre men fortsat gældende rammeaftaler, hvor der ikke ved udbuddet blev oplyst en øvre grænse. Klagefristen er dog for længst udløbet for disse udbud.

Kontrakter har færre begrænsninger

Men det skal nok kunne give anledning til grå hår eller søvnløse nætter, når de første sager om ordregivers overskridelse af den øvre grænse rammer Klagenævnet. For fortsat træk på en rammeaftale, som har udtømt sin virkning, vil formentlig svare til indkøb helt uden udbud. Her bliver sanktionen ”uden virkning” suppleret med en  økonomisk sanktion for de allerede gennemførte indkøb.

Det kan med andre ord blive dyrt at være for realistisk ved fastsættelsen af den øvre grænse, særligt hvis man samtidig forsømmer at holde øje med værdien af de faktiske indkøb.

Som anført i min klumme fra juni kan ordregiver i mange tilfælde undgå de risici og ulemper, som rammeaftaler medfører, hvis man i stedet udbyder en offentlig kontrakt med et passende niveau af fleksibilitet. Særligt de tilbagevendende ydelser kan ofte med fordel udbydes som offentlige kontrakter med en længere varighed end fire år og uden risiko for førtidigt ophør eller pålæg af økonomiske sanktioner.