Danmarks største kommunalt ejede affaldsselskab, Vestforbrænding, kan ikke redegøre for, om indkøb til en samlet værdi af mere end 1 milliard kroner har været sendt i udbud eller ej.    

Det vurderer fire eksperter i udbudsret på baggrund af en række svar fra Vestforbrænding til kommunen.dk, der i et år har forsøgt at få svar på, om selskabets største indkøb har været konkurrenceudsat, som loven dikterer.

- Hvis du spørger mig, om vi kan dokumentere, at alt det her har været i udbud, så er svaret nej, har Jan Petersen, chef for Vestforbrændings afdeling for Jura og Udbud, tidligere oplyst i forbindelse med besvarelsen af kommunen.dk’s spørgsmål.

På trods af, at Vestforbrænding ifølge jura- og udbudschefen ikke kan redegøre for indkøbene, har selskabets direktør, Peter Basland, dog siden forsikret, at et “kontrolregime” garderer mod lovbrud, hvilket sikrer, at det kommunalt ejede selskab overholder reglerne. 

En påstand, som Vestforbrænding ikke har fremvist dokumentation for.

Direktøren har gentagne gange afvist at stille op til et interview. Han betegner i stedet i et skriftligt svar kommunen.dk's spørgsmål i sagen som "misvisende og injurierende".

Vestforbrændings manglende evne til at redegøre for udbud af millionkontrakterne møder kritik fra flere af landets førende udbudsretseksperter, der betegner selskabets besvarelse som værende “vanvittig”, “bekymrende”, “bemærkelsesværdig” og som et udtryk for “mangel på respekt for udbudsloven”.

Kræver dokumentation

Vestforbrænding, der er ejet af 19 kommuner i Københavnsområdet og Nordsjælland, har i årene fra 2012 til 2017 købt ind for 1,05 milliard kroner hos 16 af selskabets største leverandører.

Det viser en opgørelse, som kommunen.dk har fået aktindsigt i.

kommunen.dk har også søgt aktindsigt i, hvorvidt omsætningen til de pågældende leverandører er blevet konkurrenceudsat. Det har Vestforbrænding ikke redegjort for.

Næsten et år efter, at Vestforbrænding modtog anmodningen om aktindsigt, oplyser selskabet, at der ikke er “nogen systemmæssig sammenhæng mellem afholdte udbud og godkendte fakturaer”. Derfor har Vestforbrænding “ikke mulighed for at oplyse, hvorvidt den oplyste omsætning på top-10- listerne i perioden 2012-2017 har været udbudt,” lyder det.

- Vi kan jo heller ikke kontrollere det. Det må jeg ærligt sige. Vi kan ikke kontrollere en omsætning op imod en kontrakt og op imod et udbud. Det er vores systemer ikke skruet sammen til. Så jeg kan ikke, når jeg tager for eksempel en omsætning på 30 millioner kroner fra en eller anden leverandør, sige “opløs lige den kontrakt i udbud”, har Jan Petersen forklaret til kommunen.dk.

Vestforbrændings manglende overblik er problematisk, vurderer Michael Steinicke, juraprofessor med speciale i udbudsret ved Aarhus Universitet.

- Medmindre man sletter alle dokumenter i forbindelse med en udbudsproces - hvilket ville undre mig lidt - så burde der være nogle forholdsvis lettilgængelige spor, som de kan se. Det her er jo ikke en mundtlig forhandling mellem to virksomheder, som de kan forhandle hjem over en telefon eller nede på en café. Det her er en procedure, som kræver dokumentation, dokumentation og dokumentation, siger Michael Steinicke.

Ukendte kontraktværdier

Vestforbrænding har dog via en søgning på de to offentligt tilgængelige udbudsportaler udbud.dk og TED fundet frem til, at 10 af de 16 leverandører har vundet 37 opgaver i perioden 2012-2017.

Men oplysningerne fra de to portaler, som Vestforbrænding har fremsøgt, indeholder ingen information om værdien af de enkelte kontrakter. Derfor er det umuligt at vurdere, om Vestforbrænding har overholdt udbudsloven, siger eksperterne.

- Hvis Vestforbrænding ikke har styr på det her, så kan de jo per definition ikke overholde reglerne. Det er simpelthen umuligt. Hvis man ikke har en eller anden form for systematiseret overvågning af sine indkøb løbende, så er det umuligt at finde ud af, om noget skal i udbud, siger Jacob Georg Naur, advokat med speciale i udbudsret og partner hos Hejm Advokater.

Den vurdering bakkes op af Steen Jensen, udbudsretsekspert og selvstændig rådgiver i udbud hos steenjensen.com. Han er overrasket over, at et kommunalt ejet selskab af Vestforbrændings størrelse “ikke allerede har et centralt etableret indkøbssystem, der sikrer det overblik og indsigt i egne indkøb, som man må kunne forvente af en offentlig ordregiver.”

- Jeg synes det vidner om en mangel på respekt for udbudsloven, og jeg mener, at det bør kalde på en intern selvrefleksion i forhold til, at det er borgernes penge, man forbruger, siger han.

Håndarbejdet

Hos Vestforbrænding har det trods den lange aktindsigts-svartid og flere opfølgende forespørgsler ikke været muligt at levere dokumentation for, om omsætningen for over 1 milliard kroner hos de 16 private leverandører har været sendt i udbud eller ej.

I stedet har selskabet lavet en stikprøvekontrol af indkøbene hos to andre top-leverandører, Remondis A/S og Stena Recycling, hvor Vestforbrænding kan fremvise udbudsmateriale. Det pågældende materiale viser dog kun i få tilfælde, hvor mange penge kontrakterne er værd.

Derfor er det ikke muligt for Vestforbrænding at svare på, hvor stor en del af den samlede omsætning til de to leverandører i perioden 2012-2016, der blev konkurrenceudsat - ligesom det er tilfældet for de 16 virksomheder, der 2012-2017 har fået i alt 1 milliard kroner udbetalt.

I alt har Vestforbrænding i samme periode betalt 487,3 millioner kroner til Remondis A/S og Stena Recycling.

Ifølge chef for Jura og Udbud Jan Petersen har Vestforbrænding gennemgået indkøbene fra 2017 hos de to leverandører - samt en tredje - “på fakturaniveau” for at finde ud af, om indkøbene blev sendt i udbud.

- Det er håndarbejde, og jeg tror, at det er lige omkring 1.000 fakturerer for de tre leverandører alene for 2017, har Jan Petersen forklaret. 

“Det overblik har vi ikke”

Indtil videre har selskabet via stikprøvekontrollen konkluderet, at størstedelen af indkøbene i 2017 hos de to firmaer har været sendt i udbud. 

“Som det fremgår af min besvarelse af 28. august, så har Vestforbrænding ikke via vore systemer mulighed for at fremfinde ‘dokumenter, notater, udbudsmateriale eller lign., der dokumenterer, at Vestforbrændings eventuelle udbud af omsætning til de pågældende firmaer.’ Dette er, som vi også oplyste i forbindelse med besvarelsen af din anmodning omkring M. Larsen (nuværende Remondis A/S, red.), et omfattende manuelt arbejde,” skrev Jan Petersen i et skriftligt svar den 21. september.

Nu står vi i en situation, hvor vi har ventet i ét år på at få svar, men vi kan stadig ikke se, hvordan det hænger sammen?

- Nej, men det kan vi heller ikke. For det overblik har vi ikke. Det eksisterer ikke. For vores kontrolregime, når vi taler om overholdelse og lovmedholdelighed, starter egentlig et andet sted. Det starter allerede inden kontraktindgåelsen. Så vi har nogle processer, der sikrer, at vi ikke indgår kontrakter, uden at det har været konkurrenceudsat.

Vestforbrændings “håndarbejde” og manglende overblik vækker undren hos Carina Risvig Hamer, forsker i udbudsret ved Juridisk Institut hos Syddansk Universitet.

- Det er bekymrende og noget rod, at man ikke kan svare på, hvem der har vundet efter udbud. Det lyder helt vanvittigt, at man ikke kan finde ud af det i sine systemer. Det virker, som om man har utrolig meget behov for at sætte et kontraktsystem op - også for at kunne vide, om man laver ændringer i sine kontrakter. Man har jo sådan set pligt til at holde øje, siger hun.

Kontrolregimet

Ifølge direktør Peter Basland er der ingen problemer med Vestforbrændings indkøbsprocedurer. Direktøren henviser til selskabets “kontrolregime” samt “løbende revision”.

“Den løbende revision har heller ikke givet os anledning til at betvivle, at Vestforbrændings processer og systemer ikke er fyldestgørende i forhold til den forudgående kontrol for udbud, før der foretages et indkøb,” skriver Peter Basland i en mail til kommunen.dk. 

Samtidig skriver jura- og udbudschef Jan Petersen i et skriftligt svar, at Vestforbrænding i forbindelse med kommunen.dk's anmodninger om aktindsigt og spørgsmål “ikke har fundet anledning til at ændre på de etablerede arbejdsgange i forbindelse med indgåelse af aftaler/kontrakter”, lyder det i en mail af 28. august.

Men ifølge en pressemeddelelse, som Vestforbrænding har udsendt den 7. september, fremgår det, at “den senere tids presseomtale af affalds- og energisektorens håndtering af offentlige indkøb har givet Vestforbrænding anledning til at kigge indad.”

“Indtil videre har den senere tids fokus på afholdelse af udbud og interne kontroller identificeret og adresseret systemfejl, der inden for de senere år modsvarer få promille af Vestforbrændings omsætning i perioden,” skriver Vestforbrænding i pressemeddelelsen.

“Vi vil selvfølgelig fortsat have fokus på, om der kan optræde andre systemfejl, og adressere disse i vores bestræbelser på at være lovmedholdelige ift. vores håndtering af indkøb,” lyder det videre.

Derudover har Vestforbrænding siden kommunen.dk’s første anmodning om aktindsigt også foretaget en række interne ændringer.

Blandt andet har indkøbsafdelingen skiftet navn fra ‘Jura og Indkøb’ til ‘Jura og Udbud’, ligesom Vestforbrænding har ledt efter en udbudskonsulent og i øjeblikket afsøger jobmarkedet for at finde en ‘chef for udbud’, der i en nyoprettet stilling blandt andet skal “sikre overvågning og rettidig implementering af nye lovkrav på udbudsområdet”, fremgår det af to jobopslag.

“Afdelingen består af fem medarbejdere. Det er en afdeling, hvor flere er nytilkomne, så du har mulighed for at komme ombord fra start,” forklarer Vestforbrænding i jobopslaget.

Afviser spørgsmål

kommunen.dk har forgæves forsøgt at få et interview med selskabets direktør, Peter Basland. Det har direktøren afvist, ligesom direktøren også afviser at svare på kommunen.dk’s spørgsmål.

I stedet skriver han i to mails til kommunen.dk, at det er "groft misvisende," "injurierende" og "faktuelt forkert", at Vestforbrænding ikke kan redegøre for, om indkøbene til 1 milliard kroner blev sendt i udbud. Peter Basland henviser her til selskabets forudgående “kontrolregime”.

Direktøren skriver dog samtidig, at "bogholderisystemet, hvor omsætningstallene stammer fra, ikke indeholder oplysninger om konkurrenceudsættelse på posterings-/fakturaniveau".

Derudover forklarer Peter Basland, at Vestforbrændings holdning er, at “vi har implementeret et kontrolregime, der sikrer, at indkøb sker på basis af et offentligt udbud eller dokumentation for, hvorfor det enkelte indkøb ikke er omfattet af et offentligt udbud, inden Vestforbrænding foretager et indkøb”.

Ifølge direktøren "efterprøver" en revisionspåtegning, at selskabets strategiske og driftsmæssige investeringer over 10 mio. kr. er i overenstemmelse “med de relevante bestemmelser i bevillinger, love og andre forskrifter samt indgåede aftaler og sædvanlig praksis”.

“Den løbende revision af Vestforbrændings regnskaber, underlagt bestemmelserne i årsregnskabsloven, har på intet tidspunkt givet os anledning til at betvivle, at Vestforbrændings processer og systemer ikke er fyldestgørende i forhold til Vestforbrændings økonomistyring,” forklarer direktøren om Vestforbrændings kontrolregime.

Den forklaring undrer ekspert i udbudsret Jacob Georg Naur fra Hejm Advokater.

- Årsregnskabsloven handler jo om økonomistyring, og det er da også fint, at han har styr på sin økonomistyring, men det vedrører jo ikke udbudsreglerne. Det vedrører noget helt andet, siger Jacob Georg Naur.

kommunen.dk har forelagt direktørens argumentation for juraprofessor med speciale i udbudsret Michael Steinicke. Også han undrer sig over, at det ikke er muligt for Vestforbrænding at redegøre for indkøbene.

- De kalder det jo så for en kontrolfunktion (kontrolregime, red.), men det er jo bare de overvejelser, som man som myndighed skal gøre sig. Det er jo ikke, fordi de har opstillet noget her, som er ekstraordinært. Det her skal de gøre. De skal jo overveje i forbindelse med hver eneste kontrakt, om betingelserne er opfyldt. Så det håber jeg da, at de har, siger juraprofessoren og fortsætter:

- Det er bemærkelsesværdigt, at der ikke er nogen større registrering i forhold til det her.